Makalah Komunikasi Bisnis "Komunikasi dalam Organisasi"

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya  sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul:

“ KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI”

            Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan karya tulis ini masih jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian, penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, Penulis dengan tangan terbuka menerima masukan, saran dan usul guna penyempurnaan karya tulis ini.

            Penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih.

                                                                                                            Penulis

           

                                                                                                                       

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ……………………………………….. i

DAFTAR ISI …………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN

Ø Latar Belakang …………………………………………1

Ø Rumusan Masalah ……………………………………..1

BAB II PEMBAHASAN

Hubungan Komunikasi …………………………………………2

Ø Peran manajerial ………………………………………….2

Ø Kegiatan Pertukaran Informasi ………………………….3

Pola Komunikasi ………………………………………………...3

Ø Saluran Komunikasi Formal ………………………………3

·       Keterbatasan Komunikasi Formal ………………….5

Ø Saluran Komunikasi Informal ……………………………..5

Cara Mengelola Komunikasi …………………………………….6

Ø Penanganan Pesan-pesan Rutin …………………………6

Ø Penanganan Krisis Komunikasi ………………………….6

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi ………………………7

BAB III PENUTUP

Ø  Kesimpulan …………………………………………………8

Ø Saran ………………………………………………………8

ii

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.

Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk  mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.

Rumusan Masalah

a)    Bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi?

b)    Apa saja pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi?

c)    Bagaimana membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi?

d)    Bagaimana mengelola komunikasi?

e)    Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi?

1

PEMBAHASAN

Hubungan Komunikasi

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan.

Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi tersebut.

Organisasi adalah kelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.

Hubungan komunikasi yang terjalin baik anatara manajer yang satu dengan manajer lainnya, antara manajer dengan karyawan atau antara karyawan yang dengan karyawan lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran Manajerial

Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi ke depan. Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat di terapkan oleh seorang menajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional roles).

a.    Peran Antarpribadi

Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role), dan penghubung (liaison role).

b.    Peran Informasional

Peran informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi (disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson role).

c.    Peran Keputusan

Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu : peran wirausahha (entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance bandler role), dan peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negotiator role).

2

Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi :

1.    Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi

2.    Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.

a)    Menetapkan suatu tujuan

b)    Membuat dan Melaksanakan Keputusan

c)    Mengukur Prestasi Kerja

d)    Merekrut dan Mengembangkan Staf

e)    Pelayanan Pelanggan

f)     Negoisasi dengan Pemasok

g)    Memproduksi Produk

h)   Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada

Pola Komunikasi

Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel)

A. Saluran Komunikasi Formal

Bentuk-bentuk komunikasi formal:

Ø  Komunikasi dari Atas ke Bawah

Transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications).

Komunikasi tersebut, dapat berbentuk lisan (oral communications) maupuun tertulis (written communications).

Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukkan ke para bawahannya.

3

Dengan kata lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu, dalam penyampaian pesan, [erlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang inginn disampaikan kepada karyawannya.

Ø  Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer).

Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organisasi.

Kelemahan komunikasi ini adalah kemungkinan bawahannya hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hannya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.

Ø  Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communications), atau sering disebut dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications), adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ini untuk melakukan persuasu, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

Komunikasi ini bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu depertemen maupun di antara beberapa departemen.

Komunikasi horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departeman dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar.

4

Ø  Komunikasi Diagonal

           Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi ini menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional yang ada. Dalam suatu studi penelitian, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal, lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar yang terdapat saling ketergantungan (interdependence) antarbagian atau antardepartemen yang ada dalam organisasi tersebut.

Keuntungan komunikasi ini:

·         Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

·         Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

            Kelemahan komunikasi ini :

·         Dapat menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.

·         Sulit dikendalikan dalam suatu organisasi besar.

Keterbatasan Komunikasi Formal

       Komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan. Dari sudut pandang individual (perseorangan, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dari komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

       Mengatasi hal tersebut yaitu salah satu caranya dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak tentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.

B. Saluran Komunikasi Informal

       Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat badan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.

5

Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

v  Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

v  Bagaimana menangani krisis komunikasi

Penanganan Pesan-pesan Rutin

       Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.

a.    Mengurangi Jumlah Pesan

b.    Instruksi yang Jelas

c.    Mendelegasikan Tanggung Jawab

d.    Melatih Petugas

Penanganan Krisis Komunikasi

       Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.

       Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi yaitu(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakana apa yang terjadi dan segera.

       Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :

ü  Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.

ü  Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.

ü  Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

6

ü  Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.

ü  Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

       Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan sebagai komunikator. Bila tahu dinamika komunikasi, akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, dapat menyesuaikan pesan-pesan sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

       Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan. Keterampilan dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan dalam dunia bisnis.

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :

§  Membaca

§  Mendengarkan

§  Membuat percakapannya menarik

§  Melakukan wawancara

§  Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil

§  Berpidato dan presentasi

§  Menulis surat, memo dan laporan

       Tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi. Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

7

PENUTUP

KESIMPULAN

Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan atau informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.

Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara keduanya.

SARAN

Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca dapat mengerti dan memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan berorganisasi atau di kehidupan sehari-hari yang membutuhkan komunikasi.

Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca. Dalam makalah ini penulis mohon maaf jika ada tulisan atau bahasa kurang berkenan, dengan demikian penulis mengharapkan kritik dan saran atas makalah ini agar bisa membangun dan memotivasi penulis agar membuat tulisan jauh lebih baik lagi.

8