tips Rapat Bisnis Efektif

Rapat Efektif - Tips
Berikut ini adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat pertemuan berikutnya yang sukses , efektif dan bahkan mungkin menyenangkan .
Sebelum Rapat
1 . Tentukan tujuan pertemuan tersebut .
2 . Mengembangkan agenda bekerjasama dengan peserta kunci . Lihat agenda sampel .
3 . Distribusikan agenda dan mengedarkan bahan latar belakang , dokumen panjang atau artikel sebelum pertemuan sehingga anggota akan disiapkan dan merasa terlibat dan up-to -date .
4 . Pilih waktu pertemuan yang tepat . Tentukan batas waktu dan tetap berpegang pada itu , jika memungkinkan . Ingat , anggota memiliki komitmen lain . Mereka akan lebih cenderung untuk menghadiri pertemuan jika Anda membuat mereka produktif , diprediksi dan sesingkat mungkin .
5 . Jika memungkinkan , mengatur ruangan sehingga anggota saling berhadapan , yaitu , lingkaran atau setengah lingkaran . Untuk kelompok besar , cobalah baris U - berbentuk .
6 . Pilih lokasi yang cocok untuk ukuran grup Anda . Kamar kecil dengan terlalu banyak orang mendapatkan pengap dan menciptakan ketegangan . Kamar yang lebih besar lebih nyaman dan mendorong ekspresi individu .
7 . Gunakan alat bantu visual untuk kepentingan ( misalnya , poster , diagram , dll ) . Posting agenda besar di depan yang anggotanya dapat merujuk .
8 . Vary tempat pertemuan jika mungkin untuk mengakomodasi anggota yang berbeda . Pastikan semua orang tahu di mana dan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan .
Selama Rapat
1 . Menyapa anggota dan membuat mereka merasa diterima , bahkan anggota -an saat yang tepat .
. 2 Jika memungkinkan , melayani minuman ringan ; mereka adalah pembuka percakapan yang baik dan membuat anggota Anda merasa istimewa dan nyaman .
3 . Mulai tepat waktu . Diakhiri tepat waktu .
4 . Meninjau agenda dan menentukan prioritas untuk pertemuan tersebut.
5 . Menempel agenda .
Menjalankan Rapat Efektif - Tips dan Trik
6 . Mendorong diskusi kelompok untuk mendapatkan semua sudut pandang dan ide-ide . Anda akan memiliki keputusan yang lebih berkualitas serta anggota sangat termotivasi ; mereka akan merasa bahwa menghadiri pertemuan bernilai sementara mereka .
7 . Mendorong umpan balik . Ide, kegiatan dan komitmen terhadap organisasi meningkatkan ketika anggota melihat dampaknya terhadap proses pengambilan keputusan .
8 . Jauhkan pembicaraan terfokus pada topik . Jangan ragu untuk meminta komentar hanya konstruktif dan non - berulang . Bijaksana mengakhiri diskusi ketika mereka mendapatkan tempat atau menjadi destruktif atau tidak produktif .
9 . Jauhkan notulen rapat untuk referensi di masa mendatang dalam kasus pertanyaan atau masalah muncul .
10 . Sebagai seorang pemimpin , menjadi panutan dengan mendengarkan , menunjukkan minat , penghargaan dan kepercayaan pada anggota. Mengakui kesalahan .
11 . Meringkas kesepakatan yang dicapai dan mengakhiri pertemuan dengan catatan pemersatu atau positif . Misalnya, apakah anggota secara sukarela pikiran hal-hal yang mereka merasa telah baik atau berhasil atau mengulangi misi organisasi .
12 . Mengatur tanggal , waktu dan tempat untuk pertemuan berikutnya .
Setelah Rapat
1 . Menulis dan mendistribusikan menit dalam 3 atau 4 hari . Tindakan cepat memperkuat pentingnya pertemuan dan mengurangi kesalahan memori .
. 2 Diskusikan masalah selama pertemuan dengan petugas lainnya ; datang dengan cara-cara perbaikan dapat dilakukan .
3 . Tindak lanjut atas keputusan delegasi . Melihat bahwa semua anggota memahami dan melaksanakan - tanggung jawab mereka .
4 . Berikan pengakuan dan penghargaan kepada kemajuan yang sangat baik dan tepat waktu .
5 . Pasang urusan yang belum selesai dalam agenda untuk pertemuan berikutnya .
6 . Melakukan evaluasi berkala pertemuan . Perhatikan setiap daerah yang dapat dianalisis dan ditingkatkan untuk pertemuan lebih produktif . Lihat evaluasi pertemuan sampel .
Dan ingat , rapat yang efektif akan membuat mereka datang kembali !