tips Rapat Bisnis Efektif

Rapat Efektif - Tips
Berikut ini adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat pertemuan berikutnya yang sukses , efektif dan bahkan mungkin menyenangkan .
Sebelum Rapat
1 . Tentukan tujuan pertemuan tersebut .
2 . Mengembangkan agenda bekerjasama dengan peserta kunci . Lihat agenda sampel .
3 . Distribusikan agenda dan mengedarkan bahan latar belakang , dokumen panjang atau artikel sebelum pertemuan sehingga anggota akan disiapkan dan merasa terlibat dan up-to -date .
4 . Pilih waktu pertemuan yang tepat . Tentukan batas waktu dan tetap berpegang pada itu , jika memungkinkan . Ingat , anggota memiliki komitmen lain . Mereka akan lebih cenderung untuk menghadiri pertemuan jika Anda membuat mereka produktif , diprediksi dan sesingkat mungkin .
5 . Jika memungkinkan , mengatur ruangan sehingga anggota saling berhadapan , yaitu , lingkaran atau setengah lingkaran . Untuk kelompok besar , cobalah baris U - berbentuk .
6 . Pilih lokasi yang cocok untuk ukuran grup Anda . Kamar kecil dengan terlalu banyak orang mendapatkan pengap dan menciptakan ketegangan . Kamar yang lebih besar lebih nyaman dan mendorong ekspresi individu .
7 . Gunakan alat bantu visual untuk kepentingan ( misalnya , poster , diagram , dll ) . Posting agenda besar di depan yang anggotanya dapat merujuk .
8 . Vary tempat pertemuan jika mungkin untuk mengakomodasi anggota yang berbeda . Pastikan semua orang tahu di mana dan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan .
Selama Rapat
1 . Menyapa anggota dan membuat mereka merasa diterima , bahkan anggota -an saat yang tepat .
. 2 Jika memungkinkan , melayani minuman ringan ; mereka adalah pembuka percakapan yang baik dan membuat anggota Anda merasa istimewa dan nyaman .
3 . Mulai tepat waktu . Diakhiri tepat waktu .
4 . Meninjau agenda dan menentukan prioritas untuk pertemuan tersebut.
5 . Menempel agenda .
Menjalankan Rapat Efektif - Tips dan Trik
6 . Mendorong diskusi kelompok untuk mendapatkan semua sudut pandang dan ide-ide . Anda akan memiliki keputusan yang lebih berkualitas serta anggota sangat termotivasi ; mereka akan merasa bahwa menghadiri pertemuan bernilai sementara mereka .
7 . Mendorong umpan balik . Ide, kegiatan dan komitmen terhadap organisasi meningkatkan ketika anggota melihat dampaknya terhadap proses pengambilan keputusan .
8 . Jauhkan pembicaraan terfokus pada topik . Jangan ragu untuk meminta komentar hanya konstruktif dan non - berulang . Bijaksana mengakhiri diskusi ketika mereka mendapatkan tempat atau menjadi destruktif atau tidak produktif .
9 . Jauhkan notulen rapat untuk referensi di masa mendatang dalam kasus pertanyaan atau masalah muncul .
10 . Sebagai seorang pemimpin , menjadi panutan dengan mendengarkan , menunjukkan minat , penghargaan dan kepercayaan pada anggota. Mengakui kesalahan .
11 . Meringkas kesepakatan yang dicapai dan mengakhiri pertemuan dengan catatan pemersatu atau positif . Misalnya, apakah anggota secara sukarela pikiran hal-hal yang mereka merasa telah baik atau berhasil atau mengulangi misi organisasi .
12 . Mengatur tanggal , waktu dan tempat untuk pertemuan berikutnya .
Setelah Rapat
1 . Menulis dan mendistribusikan menit dalam 3 atau 4 hari . Tindakan cepat memperkuat pentingnya pertemuan dan mengurangi kesalahan memori .
. 2 Diskusikan masalah selama pertemuan dengan petugas lainnya ; datang dengan cara-cara perbaikan dapat dilakukan .
3 . Tindak lanjut atas keputusan delegasi . Melihat bahwa semua anggota memahami dan melaksanakan - tanggung jawab mereka .
4 . Berikan pengakuan dan penghargaan kepada kemajuan yang sangat baik dan tepat waktu .
5 . Pasang urusan yang belum selesai dalam agenda untuk pertemuan berikutnya .
6 . Melakukan evaluasi berkala pertemuan . Perhatikan setiap daerah yang dapat dianalisis dan ditingkatkan untuk pertemuan lebih produktif . Lihat evaluasi pertemuan sampel .
Dan ingat , rapat yang efektif akan membuat mereka datang kembali !

Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Hambatan dalam negosiasi

PENGERTIAN UMUM

Secara umum kata "negosiasi" berasal dari kata to negotiate, to be negotiating dalam bahasa inggris yang berarti "merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar". Sedangkan kata-kata turunanya adalah antara lain "negotiation" yang berarti "menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan, membicarakan sesuatu hal untuk disepakati dengan orang lain", dan "negotiable" yang berarti "dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar".

Negosiasi adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari dengan kita sadari maupun tidak, sebagai contoh ketika kita sedang berbelanja atau membeli sesuatu di pasar, maka kita akan terlibat suatu proses tawar-menawar harga barang yang akan kita beli (kecuali apabila kita membeli disupermarket/minimarket kita tidak akan bisa menawar), dalam hal ini berarti kita sedang melakukan praktik negosiasi. Begitu juga ketika kita sedang meminta sesuatu kepada orang tua kita, misalkan kita menginginkan handphone (HP) namun orang tua kita malah membujuk kita dengan janji akan dibelikan sepeda dan tidak membelikan HP dengan alasan tertentu, dalam hal ini orang tua kita melakukan proses negosiasi dengan kita.

Bagi beberapa orang, untuk contoh kasus pada saat kita berbelanja di atas, beberapa orang merasa cukup dengan harga yang ditawarkan oleh penjual, sementara yang lain merasa perlu untuk melakukan negosisasi dengan menawar harga kembali untuk mendapatkan harga yang lebih murah. Kesadaran untuk "merasa perlu untuk menawar kembali" ternyata menghasilkan suatu bentuk penghematan. Berawal dari kesadaran inilah kemudian menjadi dasar telenta yang dikembangkan sebagai suatu bentuk negotiation skill.

DEFINISI NEGOSIASI

Definisi negosiasi secara formal dapat diartikan sebagai suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis. Negosiasi merupakan perundingan antara dua pihak dimana didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar menawar. Selain itu negosiasi juga merupakan ijab kabul dari sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak untuk saling memberi dan menerima atas sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan bersama.

TUJUAN NEGOSIASI

Ada beberapa tujuan dari sebuah negosiasi dalam bisnis, yaitu antara lain :

1. Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan.
2. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama.
3. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang (win-win solution).

MANFAAT NEGOSIASI

Selain mempunyai tujuan, negosiasi juga mempunyai manfaat. Manfaat yang diperoleh dari sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis resmi antara lain adalah :

1. Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga membuat hidup perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas.
2. Dalam sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisiens, yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan dari sebuah perusahaan.

 Hambatan dalam Keberhasilan Negosiasi

Melihat negosiasi sebagai konfrontasi
Konfrontasi tidak diperlukan dalam negosiasi. Kenyataannya, negosiasi yang efektif dicirikan dengan pihak-pihak yang bekerjasama untuk mendapatkan solusi, daripada masing-masing pihak berupaya MEMENANGKAN kontes keinginan.
Selalu diingat bahwa sikap yang anda tunjukkan pada saat negosiasi (msl. keras, korporatif) akan menentukan tone dalam interaksi. Jika anda melakukan konfronasi, anda akan berkelahi dengan tangan anda.

Mencoba Menang Dengan Berbagai Cara
Jika anda "menang" maka harus ada yang kalah, dan akan menciptakan situasi yang kian sulit. Perspektif terbaik dalam negosiasi adalah mencoba untuk menemukan solusi dimana kedua pihak"menang" . Jangan melihat negosiasi sebagai kontes yang harus dimenangkan.

Menjadi emosional
Adalah hal yang wajar menjadi emosional pada saat melakukan negosiasi yang penting. Namun, semakin kita emosional, semakin kita kurang membangun negosiasi yang konstruktif. Sangat penting untuk menjaga kendali.

Tidak mencoba memahami orang lain
Karena kita mencoba menemukan solusi yang dapat diterima kedua belah pihak, kita perlu memahami kebutuhan dan keinginan orang lain . Jika kita tidak tahu kebutuhan atau keinginan orang lain, kita tidak dapat melakukan negosiasi dengan baik. Yang sering terjadi, ketika kita mencoba mencari tahu tentang seseorang, yang kita temukan adalah ketidaksetujuan yang tidak signifikan.

Fokus pada kepribadian, bukan isu Biasanya, dengan orang yang tidak begitu kita sukai, kita cenderung menganggap betapa sulitnya orang tersebut. Ketika hal tersebut terjadi, negosiasi yang efektif tidak mungkin dilakukan. Maka penting untuk berpegang pada isu, dan menyingkirkan rasa suka atau tidak suka pada individu.

Menyalahkan orang lain
Pada konflik atau negosiasi, masing-masing pihak memberikan kontribusi, yang menjadikannya lebih baik atau buruk. Jika anda menyalahkan orang lain karena kesulitan yang dibuat, anda akan menciptakan situasi kemarahan. Jika anda bertanggung jawab terhadap masalah, anda menciptakan semangat kerja sama.

Beberapa tip negosiasi
• Mengumpulkan perspektif orang lain
• Dalam situasi negosiasi gunakan pertanyaan untuk mendapatkan info apa yang menjadi perhatian dan dibutuhkan seseorang.
Anda dapat mencoba:
- Apa yang perlukan dari saya terkait hal ini?
- Apa pendapat anda mengenai saran/pertanyaan saya?

Ketika anda mendengarkan orang lain menyatakan perhatian atau kebutuhannya, gunakan respon untuk memastikan apa yang anda dengar benar.

Misalnya: Jadi, yang anda maksud adalah anda khawatir terhadap pergantian tersebut dan kami akan melupakan anda…Bukankah demikian?

Jika hal ini memang benar, anda ingin memastikan biaya telepon juga mencakup makan siang?

Menyatakan kebutuhan anda
Orang lain perlu tahu apa yang anda butuhkan. Penting untuk tidak hanya menyatakan apa yang anda butuhkan namun juga mengapa anda membutuhkannya. Ketidaksetujuan biasanya terjadi karena metode dalam memecahkan isu, namun bukan sasaran keseluruhan.

Misalnya:

Hari Selasa saya akan ke dokter, sekitar satu jam... Saya ingin memastikan kalau saya sehat sehingga saya bisa memberikan kontribusi yang lebih baik bagi perusahaan.

Menyiapkan opsi sebelumnya
Sebelum memasuki sesi negosiasi, siapkan beberapa opsi yang dapat anda berikan jika solusi yang anda ajukan tidak diterima. Antisipasi mengapa orang lain tidak dapat menerima saran anda, dan siapkan alternatif.

Jangan berdebat
Berdasarkan Performance Management - A Briefcase Book, Negosiasi adalah menemukan solusi...Berdebat adalah mencoba membuktikan orang lain salah. Kita tahu hal tersebut ketika negosiasi berubah dimana kedua pihak mencoba membuktikan pihak lain yang salah, dan tidak ada kemajuan yang dibuat. Jangan membuang waktu dengan berdebat. Jika anda tidak setuju dengan sesuatu, utarakan ketidaksetujuan anda dengan halus namun asertif. Jangan merendahkan orang lain atau terlibat dalam perkelahian.

Pertimbangkan waktu
Ada waktu yang baik dan buruk untuk bernegosiasi. Waktu yang buruk adalah dimana:

. tingkat kemarahan yang tinggi di salah satu sisi
. adanya masalah lain yang timbul
. tingkat stress yang tinggi
. kelelahan di satu sisi atau lainnya

Hindari waktu diatas untuk bernegosiasi. Jika mereka muncul pada saat negosiasi, time-out/ break diperlukan, atau dijadwalkan ulang ke waktu yang lebih baik.

Kesimpulan

Negosiasi adalah proses yang kompleks namun bermanfaat untuk dikuasai. Jika anda tetap ingat bahwa anda bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan negosiasi, dan jika anda mengikuti tip diatas, maka proses negosiasi akan menjadi semakin mudah.